Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta
EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) toi ja tuo edelleen mukanaan monia muutoksia siihen, miten eri organisaatioissa käsitellään henkilötietoja. Yksi tärkeä painopistealue sekä itse asetuksen että rekisterinpitäjien ja tietojenkäsittelijöiden välisten sopimusten määrittämänä on henkilöstön tarvittavan laaja tieto- ja osaamistaso henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja -turvaan liittyen.
Tästä johtuen loppuvuotena 2017 ja 2018 vähintään toukokuuhun asti taottiin vauhdilla ja voimalla GDPR-oppia eri organisaatiossa läpi henkilöstön monella eri tapaa, jotta asetuksen ja tietojenkäsittelysopimusten edellyttämä osaamistaso saavutettaisiin. Sitä, miten onnistunut tuo takomisvaihe oli, on saattanut olla haasteellista seurata monessa paikkaa eikä sen todentamista ole välttämättä määritelty kovinkaan selkeästi. Kaikki olivat vain onnellisia, että määräpäivään mennessä asiaa saatiin hoidettua.
Tietosuojan huomioimisesta tulee tehdä rutiini
Nyt kun tietosuoja-asetuksen voimaantulosta on jo kulunut jonkin aikaa, niin kuinka aktiivisesti tällä hetkellä kollegoillasi on tietosuoja ja tietoturva mielessä päivittäisessä työssään? Onko heillä helposti löydettävissä tietoa siitä, miten heidän tulisi toimia silloin kun heidän työtehtävänsä sisältävät henkilötietojen käsittelyä? Tietävätkö he, kenen puoleen he joko voivat tai heidän tulee kääntyä, jos heille tulee eteen ihmettelyn aiheita henkilötietoihin, tietosuojaan tai tietoturvaan liittyen?
Uskon lujasti siihen, että kaikilla on halu ja tahto ottaa myös nämä asiat huomioon jokapäiväisessä tahkon väännössään. Jotta tuo huomiointi ei veisi liikaa aikaa jo muutenkin täynnä olevista päivistä, auttaisi asiassa tietosuojan muuttuminen osaksi rutiineja, joita teemme niitä sen ihmeemmin miettimättä. Miksi? Koska se on lain, asetuksen ja sopimusten noudattamisen lisäksi myös hyvää asiakaspalvelua.
Rutiinit muodostuvat yleensä toiston kautta. Jotta tietosuojaan ja -turvaan liittyvät, monesti melko yksinkertaiset asiat siirtyisivät ilman erillistä miettimistä edellyttäviksi rutiineiksi, tulee nämä asiat olla ensinnäkin jokaisen niitä tarvitsevan henkilön tiedossa. Yleisemmät arkipäivän asiat, kuten salasanojen turvallisempi muodostaminen ja näyttösuojien käytön tärkeys koko organisaatiolla, ja asiantuntijatyötehtäviin liittyvät tarvittavat tehtäväkohtaiset toimenpiteet, tulee olla arkea ja tiedossa koko tiimillä tiimivetäjiä sekä johtajia myöten.
Seitsemän viestinnästä tuttua vinkkiä toimivat erittäin hyvin myös tietosuojaan ja -turvaan liittyvien asioiden tiedonvälityksessä:
- varmista tarvittavan tiedon helppo löytyminen
- toista asia, jonka perillemeno on tärkeää
- kun henkilöiden tulee aktivoitua tekemään joku asia, kerro se viestisi alussa, mielellään jo otsikossa
- käytä aina vähintään kahta eri kanavaa tärkeiden must-asioiden perille saattamiseksi (ja muista, että kaikki asiat eivät välttämättä ole välittömiä must-asioita vaikka ne tärkeitä olisivatkin)
- viesti mielellään enintään muutamaa (1 – 3) asiaa kerrallaan, se helpottaa viestisi vastaanottamista
- sopivan pituiset videot toimivat hyvin tiedon välittäjinä ja kertauksen tuojina
- pienikin pelillistäminen aktivoi tiedon vastaanottamista kummasti
Kun rutiini ei riitä
Markkinointialalla teemme töitä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Ja kun hommat kehittyvät vauhdilla, eivät olemassa olevan ohjeet välttämättä pysy aina perässä. Näissä tilanteissa tietosuojavastaavan/tietosuojaan erikoistuneen henkilön olisi äärimmäisen tärkeää olla helposti tavoitettavissa. Kysymällä, ja etenkin jo etukäteen kysymällä, vältetään monia liiketoimintariskejä, ylimääräisiä kustannuksia ja tuetaan myös oppimista niin yksilö- kuin organisaatiotasolla.
Tiimien tapaaminen suht säännöllisin väliajoin esimerkiksi tiimipalavereissa vierailemalla auttaa myös sujuvan keskusteluyhteyden luomisessa tietosuojasta ja -turvasta tietoa tarvitsevien kollegoiden sekä tietosuojasta vastaan henkilön välille.
Kerro hyvistä kokemuksistasi GDPR:n jalkauttamisesta!
Jos sinulla on hyviä esimerkkejä omasta organisaatiostasi tietosuojan ja -turvan koulutuksesta tai viestinnästä, niin kerro siitä meille sähköpostilla osoitteeseen toimisto(a)iab.fi otsikolla "GDPR-kokemus"! Jaamme tiedon täällä – täysin anonymisoituna, tietenkin – myös muille näistä asioista kiinnostuneille.
Kirjoittaja Kristiina Mäkinen on Dentsu Aegis Networkin Data Protection Manager.
13.10.2020
Martech blueprint on Rosettan kivi keskusteluihin markkinoinnin ja IT:n välillä
Ajoittain löydämme itsemme palaverista, jossa kaikki puhuvat eri kieltä. IT:n vuokaaviot näyttävät markkinoinnille hieroglyfeiltä ja markkinoinnin konseptit kuulostavat IT:lle muinaiselta kreikalta. Ongelma on yhteinen ja se kaipaa ratkaisuja.
lue lisää07.05.2020
Kuinka luoda laadukas, dataohjautuva asiakaskokemus
Yhdenmukainen asiakaskokemus sekä laadukas, vaikuttava asiakasviestintä ovat jokaisen markkinoinnin ja viestinnän ammattilaisen tavoitelistalla varsin korkealla. Jotta tämä on mahdollista, täytyy varsin monen myös asiakkaalle näkymättömän ”esiripun” takana olevan asian olla kunnossa.
lue lisää13.03.2020
Kokeilukulttuuri auttaa markkinointiteknologioiden viidakossa
Ajattele ja toimi Leanisti. Toteuta Sprintti-mallilla. Kehitä Growth hackingin ja Kata-harjoitusten avulla sekä viimeisimpänä - opiskele Design Thinkingiä. Ota mukaasi noin kymmenen eri markkinointiteknologiaa, joilla on kaikilla jokin 3-kirjaiminen lyhenne ja avot! Olet edellä kilpailijoitasi. Helppoa. Yleensä ihan kaikkia buzzwordejä ei kannata käyttää samassa kappaleessa, mutta markkinointiteknologioiden viidakossa se tuntuu olevan usein enemmän sääntö kuin poikkeus.
lue lisää21.02.2020
Laadukkaaseen dataan pohjautuva vaikuttava markkinointi on edelleen monen markkinoijan märkä päiväuni
Tarjolla olevan markkinointiteknologian määrä on räjähtänyt viime vuosina. Tarjolla on useita työkaluja, joiden avulla voimme hallita varsin kattavaa joukkoa myynnin ja markkinoinnin toimintoja ja prosesseja muun muassa mobiilimainonnasta web-sisältöjen hallintaan, markkinointiautomaatioon, liidien elinkaaren hallintaan, asiakasanalytiikkaan tai vaikkapa asiakasdatan aktivointiin. Tämä on johtanut ei pelkästään työkalujen määrän kasvuun organisaatioissa, vaan myös asiakasdatan (tässä yhteydessä hyvin laajasti ymmärrettynä) määrän kasvuun ja sen pirstaloitumiseen.
lue lisää