
Harhaluuloja liittyen rekisteröityjen tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeuksiin
Tietosuoja-asetus tuli voimaan melkein vuosi sitten. Yrityksissä varauduttiin siihen, että rekisteröidyt alkavat heti käyttää aktiivisesti tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan. Monissa yrityksissä kuitenkin pyyntömäärät ovat olleet ennakoitua vähäisempiä. On kuitenkin käynyt ilmi, että rekisteröityjen käsitykset oikeuksistaan poikkeavat usein siitä, mitä ne tietosuoja-asetuksen mukaan ovat.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada yksityiskohtaista tietoa siitä, mitä tietoa on missäkin yrityksen järjestelmässä
Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietoa siitä, mitä erilaisia tietojärjestelmiä yrityksellä on käytössä ja mitä tietoja kuhunkin eri järjestelmään on tallennettu. Rekisteröidyn osoite voi olla esimerkiksi markkinointirekisterissä ja tilausrekisterissä, mutta riittää, että rekisteröidylle toimitetaan tieto siitä, että yritys käsittelee osoitetietoa. Käsittelyn tarkoitukset on kerrottava, mutta ne voidaan esittää jäljennöksen kanssa toimitettavassa tietosuojaselosteessa tai vastaavassa asiakirjassa.
Rekisteröidyllä ei ole absoluuttista oikeutta tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä ei ole yleistä oikeutta saada kaikki tietonsa poistetuksi yrityksen järjestelmistä, vaan oikeus koskee vain tilanteita, joista on säädetty tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa. Tällainen tilanne on esimerkiksi se, että henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumuksen ja rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Vastaavasti jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja henkilö vastustaa tietojen käsittelyä, tulee tiedot rekisteröidyn pyynnöstä poistaa järjestelmistä.
Sen sijaan, esimerkiksi työntekijän tietoja on säilytettävä varsin pitkään työsuhteen päättymisen jälkeenkin erinäisten lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. palkkakirjanpito, työaikakirjanpito, työtodistuksen antamisvelvollisuus). Tietoja asiakkaalle tarjotuista palveluista on puolestaan tarpeen säilyttää niin kauan, kun asiakas voi esittää vaatimuksia palvelussa mahdollisesti olleen virheen johdosta ja laskut tulee säilyttää kirjanpitolaissa edellytetyn ajan. Näitä tietoja ei voida poistaa, vaikka rekisteröity poistopyynnön esittäisikin.
Kaikkea henkilötietojen käsittelyä ei voi vastustaa
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä muutenkin on silloin, kun
i. käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun; ja
ii. perusteena vastustamiselle on rekisteröidyn henkilökohtainen erityinen tilanne.
Jos kuitenkin rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, käsittelyä voidaan jatkaa vastustamisesta huolimatta.
Usein käsittelyn perusteena on sopimuksen täyttäminen. Tällöin vastustamisoikeutta ei ole muuhun käsittelyyn kuin käsittelyyn suoramarkkinointitarkoituksiin.
Suoramarkkinointi ei aina edellytä suostumusta
Tietosuojan korostaminen on johtanut siihen, että osa rekisteröidyistä olettaa, ettei mitään suoramarkkinointia saa kohdistaa rekisteröityyn ilman rekisteröidyn suostumusta. Näin ei ole, vaan ainoastaan sähköiseen suoramarkkinointiin eli tyypillisimmin sähköpostina ja tekstiviestinä lähetetty suoramarkkinointiin tarvitaan pääsääntöisesti suostumus. Tähänkin on vielä olemassa poikkeus koskien tilannetta, jossa yritys on saanut asiakkaana olevalta luonnolliselta henkilöltä sähköpostiviestiin tai tekstiviestiin liittyvän yhteystiedon tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä. Tällöin kyseinen yritys voi käyttää tätä yhteystietoa omien samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden ja palvelujen sähköisessä suoramarkkinoinnissa.
On syytä huomata, että tuleva EU:n ePrivacy -asetus tulee muuttamaan sähköistä suoramarkkinointia koskevaa sääntelyä.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada yksityiskohtaista kuvausta tietojen suojaamisesta
Jotkut rekisteröidyt pyytävät hyvinkin yksityiskohtaisia tietoja yrityksen tietoturvan toteuttamisesta tietosuoja-asetuksen perusteella varmistaakseen, että heidän tietonsa ovat turvassa. Tietosuoja-asetus ei kuitenkaan velvoita tällaisten tietojen antamiseen ja tietoturvan varmistamiseksi on myös tärkeää, ettei liian yksityiskohtaisia tietoja edes toimiteta rekisteröidyille.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietoa kaikista tietoturvaloukkauksista
Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamisen jälkeen on esitetty myös vaatimuksia saada tiedot kaikista yrityksessä tapahtuneista tietoturvaloukkauksista. Tietosuoja-asetus ei kuitenkaan edellytä, että yritys raportoisi jokaisen tietoturvaloukkauksen kiinnostuneelle rekisteröidylle.
Pääsääntönä on se, että rekisteröidylle on ilman aiheetonta viivytystä ilmoitettava tietoturvaloukkauksesta, jos se todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille. Vähäinen riski ei siten edellytä ilmoittamista rekisteröidylle. Vaikka riski olisi todennäköisesti korkea, tiettyjen edellytysten täyttyessä ilmoitusta ei kuitenkaan vaadita.
Kirjoittaja Mari Rusi toimii asianajajana Eversheds asianajotoimisto Oy:ssa ja on IAB:n hallituksen jäsen.
13.09.2023
Vaikuttajamarkkinoinnin pulssikysely: Vaikuttajamarkkinoinnin onnistumisen keskiössä arvopohjainen yhteistyö - vastuullisuus ja inhimillisyys korostuvat
Vaikuttajamarkkinoinnin hyödyntäminen osana yrityksen tai organisaation muuta markkinointia ja viestintää on monipuolistunut ja käsiteltävät teemat ovat laajentuneet. Vaikuttajamarkkinointi nähdään nykyään myös merkittävänä vastuullisuusviestinnän keinona ja yritykset etsivät yhteistyökumppaniksi vaikuttajia, jotka jakavat samanlaiset arvot ja näkemykset.
lue lisää30.08.2023
IAB Finlandin datatyöryhmä kysyi alkuvuodesta markkinasta vuoden 2023 panostuskohteita
Kyselyllä halusimme selvittää, markkinointianalytiikan kontekstissa, mihin organisaatiot tulevat panostamaan vuonna 2023. Vastauksia tähän lyhyeen kyselyyn saatiin yhteensä 90 kappaletta, mainostajien edustaessa suurinta ryhmää (noin 41 %). Selvästi tärkeimmäksi panostuskohteeksi nousi vastauksissa ensimmäisen osapuolen data eli 1st party data.
lue lisää30.06.2023
Kun kaupan media kohtasi markkinan
Kaupan media on tullut Suomeen lumipalloefektin lailla maailmalla alkaneen trendin voimasta. Yhtäkkiä suomalaisten markkinointipäälliköiden sekä mediasuunnittelijoiden työpöydällä on tämä uusi, myös retail mediaksi kutsuttu kokonaisuus, joka monelle herättää enemmän kysymyksiä kuin vastauksia.
lue lisää21.06.2023
IAB Studio: TV:n katselu murroksessa – mitä suomalaisten olohuoneissa tapahtuu?
IAB Studio jaksot ovat napostelupituisia podcast jaksoja päivän polttavista aiheista ja tällä kertaa Pasin vieraana on Aleksi Ylitalo ja Aki Ronkainen Smartclipilta, joka on osa globaalia RTL AdAlliancea. Jaksossa Pasi keskustelee vieraiden kanssa olohuonetelevision muutoksesta ja miksi perinteinen TV:n katselu on muutoksessa.
lue lisää