Icon
Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta Uutiset & blogi

Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta

14.06.2019 | Kristiina Mäkinen, Dentsu Aegis Network

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) toi ja tuo edelleen mukanaan monia muutoksia siihen, miten eri organisaatioissa käsitellään henkilötietoja. Yksi tärkeä painopistealue sekä itse asetuksen että rekisterinpitäjien ja tietojenkäsittelijöiden välisten sopimusten määrittämänä on henkilöstön tarvittavan laaja tieto- ja osaamistaso henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja -turvaan liittyen.

Tästä johtuen loppuvuotena 2017 ja 2018 vähintään toukokuuhun asti taottiin vauhdilla ja voimalla GDPR-oppia eri organisaatiossa läpi henkilöstön monella eri tapaa, jotta asetuksen ja tietojenkäsittelysopimusten edellyttämä osaamistaso saavutettaisiin. Sitä, miten onnistunut tuo takomisvaihe oli, on saattanut olla haasteellista seurata monessa paikkaa eikä sen todentamista ole välttämättä määritelty kovinkaan selkeästi. Kaikki olivat vain onnellisia, että määräpäivään mennessä asiaa saatiin hoidettua.

Tietosuojan huomioimisesta tulee tehdä rutiini

Nyt kun tietosuoja-asetuksen voimaantulosta on jo kulunut jonkin aikaa, niin kuinka aktiivisesti tällä hetkellä kollegoillasi on tietosuoja ja tietoturva mielessä päivittäisessä työssään? Onko heillä helposti löydettävissä tietoa siitä, miten heidän tulisi toimia silloin kun heidän työtehtävänsä sisältävät henkilötietojen käsittelyä? Tietävätkö he, kenen puoleen he joko voivat tai heidän tulee kääntyä, jos heille tulee eteen ihmettelyn aiheita henkilötietoihin, tietosuojaan tai tietoturvaan liittyen?

Uskon lujasti siihen, että kaikilla on halu ja tahto ottaa myös nämä asiat huomioon jokapäiväisessä tahkon väännössään. Jotta tuo huomiointi ei veisi liikaa aikaa jo muutenkin täynnä olevista päivistä, auttaisi asiassa tietosuojan muuttuminen osaksi rutiineja, joita teemme niitä sen ihmeemmin miettimättä. Miksi? Koska se on lain, asetuksen ja sopimusten noudattamisen lisäksi myös hyvää asiakaspalvelua.

Rutiinit muodostuvat yleensä toiston kautta. Jotta tietosuojaan ja -turvaan liittyvät, monesti melko yksinkertaiset asiat siirtyisivät ilman erillistä miettimistä edellyttäviksi rutiineiksi, tulee nämä asiat olla ensinnäkin jokaisen niitä tarvitsevan henkilön tiedossa. Yleisemmät arkipäivän asiat, kuten salasanojen turvallisempi muodostaminen ja näyttösuojien käytön tärkeys koko organisaatiolla, ja asiantuntijatyötehtäviin liittyvät tarvittavat tehtäväkohtaiset toimenpiteet, tulee olla arkea ja tiedossa koko tiimillä tiimivetäjiä sekä johtajia myöten.

Seitsemän viestinnästä tuttua vinkkiä toimivat erittäin hyvin myös tietosuojaan ja -turvaan liittyvien asioiden tiedonvälityksessä:

  1. varmista tarvittavan tiedon helppo löytyminen
  2. toista asia, jonka perillemeno on tärkeää
  3. kun henkilöiden tulee aktivoitua tekemään joku asia, kerro se viestisi alussa, mielellään jo otsikossa
  4. käytä aina vähintään kahta eri kanavaa tärkeiden must-asioiden perille saattamiseksi (ja muista, että kaikki asiat eivät välttämättä ole välittömiä must-asioita vaikka ne tärkeitä olisivatkin)
  5. viesti mielellään enintään muutamaa (1 – 3) asiaa kerrallaan, se helpottaa viestisi vastaanottamista
  6. sopivan pituiset videot toimivat hyvin tiedon välittäjinä ja kertauksen tuojina
  7. pienikin pelillistäminen aktivoi tiedon vastaanottamista kummasti

Kun rutiini ei riitä

Markkinointialalla teemme töitä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Ja kun hommat kehittyvät vauhdilla, eivät olemassa olevan ohjeet välttämättä pysy aina perässä. Näissä tilanteissa tietosuojavastaavan/tietosuojaan erikoistuneen henkilön olisi äärimmäisen tärkeää olla helposti tavoitettavissa. Kysymällä, ja etenkin jo etukäteen kysymällä, vältetään monia liiketoimintariskejä, ylimääräisiä kustannuksia ja tuetaan myös oppimista niin yksilö- kuin organisaatiotasolla.

Tiimien tapaaminen suht säännöllisin väliajoin esimerkiksi tiimipalavereissa vierailemalla auttaa myös sujuvan keskusteluyhteyden luomisessa tietosuojasta ja -turvasta tietoa tarvitsevien kollegoiden sekä tietosuojasta vastaan henkilön välille.

Kerro hyvistä kokemuksistasi GDPR:n jalkauttamisesta!

Jos sinulla on hyviä esimerkkejä omasta organisaatiostasi tietosuojan ja -turvan koulutuksesta tai viestinnästä, niin kerro siitä meille sähköpostilla osoitteeseen toimisto(a)iab.fi otsikolla "GDPR-kokemus"! Jaamme tiedon täällä – täysin anonymisoituna, tietenkin – myös muille näistä asioista kiinnostuneille.

Kirjoittaja Kristiina Mäkinen on Dentsu Aegis Networkin Data Protection Manager.

IABlogin Facebook kommentit

Uutiset
IAB Finland – Uusi hallitus ja painopisteet vuodelle 2022

IAB Finlandin syyskokouksessa 25.11.2021 esiteltiin ensi vuoden painopisteet ja valittiin uusi hallitus. Vuonna 2022 IAB Finland painottaa toiminnassaan digitaalista liiketoimintaa, osaamista ja ymmärrystä sekä kohdentamista ja mittaamista. IAB Finlandin Industry Partner -jäseninä hallitukseen valittiin vuosiksi 2022 - 2023 Adform Software Finland, Alma Media, Sanoma ja SOK Media. Hallitukseen valittiin myös Dagmar ja TietoEVRY.

lue lisää

26.11.2021

IAB Finland – Uusi hallitus ja painopisteet vuodelle 2022

IAB Finlandin syyskokouksessa 25.11.2021 esiteltiin ensi vuoden painopisteet ja valittiin uusi hallitus. Vuonna 2022 IAB Finland painottaa toiminnassaan digitaalista liiketoimintaa, osaamista ja ymmärrystä sekä kohdentamista ja mittaamista. IAB Finlandin Industry Partner -jäseninä hallitukseen valittiin vuosiksi 2022 - 2023 Adform Software Finland, Alma Media, Sanoma ja SOK Media. Hallitukseen valittiin myös Dagmar ja TietoEVRY.

lue lisää

29.10.2021

Kohdennettu mainonta avoimen internetin mahdollistajana

Datakohdennettu mainonta huolestuttaa samalla kuluttajia ja lainsäätäjiä, mutta tuo myös merkittäviä etuja julkaisijoille mahdollistaen mediatilan kaupallistamisen eri kohderyhmien avulla. Liioittelematta voi todeta kohdennetun mainonnan rahoittavan avoimen internetin.

lue lisää

22.09.2021

Verkkomainonnan määrä ennätyksellisen korkealla vuoden toisella kvartaalilla

Verkkomainonnan määrä vuoden 2021 toisella kvartaalilla oli 154 milj. euroa ja lähes puolet (49 %) mediamainonnasta oli digitaalista. Kaikki digimainonnan momentit kasvoivat huomattavasti vuoden takaiseen verrattuna, jolloin tosin pandemia laski myös digimainonnan määrää.

lue lisää

26.08.2021

Traficomin uusi evästeohjeistus on asettamassa haasteita digimarkkinalle

Uusi linjaus on suuri muutos aiempaan kansalliseen tulkintaan. IAB Finland antoi lausuntonsa evästesuositusluonnoksesta, koska se näyttää haastavan evästesuostumuksen pyytämiseen liittyviä vakiintuneita standardeja.

lue lisää