Icon
Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta Uutiset & blogi

Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta

14.06.2019 | Kristiina Mäkinen, Dentsu Aegis Network

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) toi ja tuo edelleen mukanaan monia muutoksia siihen, miten eri organisaatioissa käsitellään henkilötietoja. Yksi tärkeä painopistealue sekä itse asetuksen että rekisterinpitäjien ja tietojenkäsittelijöiden välisten sopimusten määrittämänä on henkilöstön tarvittavan laaja tieto- ja osaamistaso henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja -turvaan liittyen.

Tästä johtuen loppuvuotena 2017 ja 2018 vähintään toukokuuhun asti taottiin vauhdilla ja voimalla GDPR-oppia eri organisaatiossa läpi henkilöstön monella eri tapaa, jotta asetuksen ja tietojenkäsittelysopimusten edellyttämä osaamistaso saavutettaisiin. Sitä, miten onnistunut tuo takomisvaihe oli, on saattanut olla haasteellista seurata monessa paikkaa eikä sen todentamista ole välttämättä määritelty kovinkaan selkeästi. Kaikki olivat vain onnellisia, että määräpäivään mennessä asiaa saatiin hoidettua.

Tietosuojan huomioimisesta tulee tehdä rutiini

Nyt kun tietosuoja-asetuksen voimaantulosta on jo kulunut jonkin aikaa, niin kuinka aktiivisesti tällä hetkellä kollegoillasi on tietosuoja ja tietoturva mielessä päivittäisessä työssään? Onko heillä helposti löydettävissä tietoa siitä, miten heidän tulisi toimia silloin kun heidän työtehtävänsä sisältävät henkilötietojen käsittelyä? Tietävätkö he, kenen puoleen he joko voivat tai heidän tulee kääntyä, jos heille tulee eteen ihmettelyn aiheita henkilötietoihin, tietosuojaan tai tietoturvaan liittyen?

Uskon lujasti siihen, että kaikilla on halu ja tahto ottaa myös nämä asiat huomioon jokapäiväisessä tahkon väännössään. Jotta tuo huomiointi ei veisi liikaa aikaa jo muutenkin täynnä olevista päivistä, auttaisi asiassa tietosuojan muuttuminen osaksi rutiineja, joita teemme niitä sen ihmeemmin miettimättä. Miksi? Koska se on lain, asetuksen ja sopimusten noudattamisen lisäksi myös hyvää asiakaspalvelua.

Rutiinit muodostuvat yleensä toiston kautta. Jotta tietosuojaan ja -turvaan liittyvät, monesti melko yksinkertaiset asiat siirtyisivät ilman erillistä miettimistä edellyttäviksi rutiineiksi, tulee nämä asiat olla ensinnäkin jokaisen niitä tarvitsevan henkilön tiedossa. Yleisemmät arkipäivän asiat, kuten salasanojen turvallisempi muodostaminen ja näyttösuojien käytön tärkeys koko organisaatiolla, ja asiantuntijatyötehtäviin liittyvät tarvittavat tehtäväkohtaiset toimenpiteet, tulee olla arkea ja tiedossa koko tiimillä tiimivetäjiä sekä johtajia myöten.

Seitsemän viestinnästä tuttua vinkkiä toimivat erittäin hyvin myös tietosuojaan ja -turvaan liittyvien asioiden tiedonvälityksessä:

  1. varmista tarvittavan tiedon helppo löytyminen
  2. toista asia, jonka perillemeno on tärkeää
  3. kun henkilöiden tulee aktivoitua tekemään joku asia, kerro se viestisi alussa, mielellään jo otsikossa
  4. käytä aina vähintään kahta eri kanavaa tärkeiden must-asioiden perille saattamiseksi (ja muista, että kaikki asiat eivät välttämättä ole välittömiä must-asioita vaikka ne tärkeitä olisivatkin)
  5. viesti mielellään enintään muutamaa (1 – 3) asiaa kerrallaan, se helpottaa viestisi vastaanottamista
  6. sopivan pituiset videot toimivat hyvin tiedon välittäjinä ja kertauksen tuojina
  7. pienikin pelillistäminen aktivoi tiedon vastaanottamista kummasti

Kun rutiini ei riitä

Markkinointialalla teemme töitä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Ja kun hommat kehittyvät vauhdilla, eivät olemassa olevan ohjeet välttämättä pysy aina perässä. Näissä tilanteissa tietosuojavastaavan/tietosuojaan erikoistuneen henkilön olisi äärimmäisen tärkeää olla helposti tavoitettavissa. Kysymällä, ja etenkin jo etukäteen kysymällä, vältetään monia liiketoimintariskejä, ylimääräisiä kustannuksia ja tuetaan myös oppimista niin yksilö- kuin organisaatiotasolla.

Tiimien tapaaminen suht säännöllisin väliajoin esimerkiksi tiimipalavereissa vierailemalla auttaa myös sujuvan keskusteluyhteyden luomisessa tietosuojasta ja -turvasta tietoa tarvitsevien kollegoiden sekä tietosuojasta vastaan henkilön välille.

Kerro hyvistä kokemuksistasi GDPR:n jalkauttamisesta!

Jos sinulla on hyviä esimerkkejä omasta organisaatiostasi tietosuojan ja -turvan koulutuksesta tai viestinnästä, niin kerro siitä meille sähköpostilla osoitteeseen toimisto(a)iab.fi otsikolla "GDPR-kokemus"! Jaamme tiedon täällä – täysin anonymisoituna, tietenkin – myös muille näistä asioista kiinnostuneille.

Kirjoittaja Kristiina Mäkinen on Dentsu Aegis Networkin Data Protection Manager.

IABlogin Facebook kommentit

BLOGI
Verkkomainonnan määrä jatkaa kasvu-uralla

Verkkomainonnan määrä vuoden 2022 kolmannella kvartaalilla oli ennätyksellisen suuri, noin 173 milj. euroa. Lähes 60 prosenttia mediamainonnasta on jo digitaalista. Vuoden 2021 kolmanteen kvartaaliin verrattuna digimainonta kasvoi 7 %

lue lisää

07.12.2022

Verkkomainonnan määrä jatkaa kasvu-uralla

Verkkomainonnan määrä vuoden 2022 kolmannella kvartaalilla oli ennätyksellisen suuri, noin 173 milj. euroa. Lähes 60 prosenttia mediamainonnasta on jo digitaalista. Vuoden 2021 kolmanteen kvartaaliin verrattuna digimainonta kasvoi 7 %

lue lisää

05.12.2022

Mainostajat vahvasti mukana IAB Finlandin hallituksessa 2023

IAB Finlandin syyskokouksessa 30.11.2022 päätettiin tulevan vuoden painopisteistä ja valittiin yhdistykselle uusi hallitus. Vuonna 2023 IAB Finlandin kattoteema on digimainonnan vastuullisuus ja IAB:n kaksitoistahenkisessä hallituksessa on medioiden sekä palveluntarjoajien lisäksi mukana ennätysmäärä mainostajia.

lue lisää

31.08.2022

IAB selvitti digitaalisen audiomainonnan määrän Suomessa

IAB Finlandin Digitaalisen audiomainonnan työryhmän toteuttaman arvion mukaan digiaudion kokonaismarkkina Suomessa vuonna 2021 oli noin 5,6 miljoonaa euroa. Arvio digiaudion kokonaismarkkinasta tehtiin nyt ensimmäistä kertaa. IAB Finlandin Digitaalisen ulkomainonnan työryhmän toteuttaman arvion mukaan digiulkomainonnan määrä Suomessa vuonna 2021 oli noin 36 miljoonaa euroa. Arvio digitaalisen ulkomainonnan määrästä tehtiin nyt ensimmäistä kertaa.

lue lisää

14.06.2022

Suomessa 36 miljoonaa DOOH-euroa vuonna 2021

IAB Finlandin Digitaalisen ulkomainonnan työryhmän toteuttaman arvion mukaan digiulkomainonnan määrä Suomessa vuonna 2021 oli noin 36 miljoonaa euroa. Arvio digitaalisen ulkomainonnan määrästä tehtiin nyt ensimmäistä kertaa.

lue lisää