Icon
Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta Uutiset & blogi

Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta

14.06.2019 | Kristiina Mäkinen, Dentsu Aegis Network

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) toi ja tuo edelleen mukanaan monia muutoksia siihen, miten eri organisaatioissa käsitellään henkilötietoja. Yksi tärkeä painopistealue sekä itse asetuksen että rekisterinpitäjien ja tietojenkäsittelijöiden välisten sopimusten määrittämänä on henkilöstön tarvittavan laaja tieto- ja osaamistaso henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja -turvaan liittyen.

Tästä johtuen loppuvuotena 2017 ja 2018 vähintään toukokuuhun asti taottiin vauhdilla ja voimalla GDPR-oppia eri organisaatiossa läpi henkilöstön monella eri tapaa, jotta asetuksen ja tietojenkäsittelysopimusten edellyttämä osaamistaso saavutettaisiin. Sitä, miten onnistunut tuo takomisvaihe oli, on saattanut olla haasteellista seurata monessa paikkaa eikä sen todentamista ole välttämättä määritelty kovinkaan selkeästi. Kaikki olivat vain onnellisia, että määräpäivään mennessä asiaa saatiin hoidettua.

Tietosuojan huomioimisesta tulee tehdä rutiini

Nyt kun tietosuoja-asetuksen voimaantulosta on jo kulunut jonkin aikaa, niin kuinka aktiivisesti tällä hetkellä kollegoillasi on tietosuoja ja tietoturva mielessä päivittäisessä työssään? Onko heillä helposti löydettävissä tietoa siitä, miten heidän tulisi toimia silloin kun heidän työtehtävänsä sisältävät henkilötietojen käsittelyä? Tietävätkö he, kenen puoleen he joko voivat tai heidän tulee kääntyä, jos heille tulee eteen ihmettelyn aiheita henkilötietoihin, tietosuojaan tai tietoturvaan liittyen?

Uskon lujasti siihen, että kaikilla on halu ja tahto ottaa myös nämä asiat huomioon jokapäiväisessä tahkon väännössään. Jotta tuo huomiointi ei veisi liikaa aikaa jo muutenkin täynnä olevista päivistä, auttaisi asiassa tietosuojan muuttuminen osaksi rutiineja, joita teemme niitä sen ihmeemmin miettimättä. Miksi? Koska se on lain, asetuksen ja sopimusten noudattamisen lisäksi myös hyvää asiakaspalvelua.

Rutiinit muodostuvat yleensä toiston kautta. Jotta tietosuojaan ja -turvaan liittyvät, monesti melko yksinkertaiset asiat siirtyisivät ilman erillistä miettimistä edellyttäviksi rutiineiksi, tulee nämä asiat olla ensinnäkin jokaisen niitä tarvitsevan henkilön tiedossa. Yleisemmät arkipäivän asiat, kuten salasanojen turvallisempi muodostaminen ja näyttösuojien käytön tärkeys koko organisaatiolla, ja asiantuntijatyötehtäviin liittyvät tarvittavat tehtäväkohtaiset toimenpiteet, tulee olla arkea ja tiedossa koko tiimillä tiimivetäjiä sekä johtajia myöten.

Seitsemän viestinnästä tuttua vinkkiä toimivat erittäin hyvin myös tietosuojaan ja -turvaan liittyvien asioiden tiedonvälityksessä:

  1. varmista tarvittavan tiedon helppo löytyminen
  2. toista asia, jonka perillemeno on tärkeää
  3. kun henkilöiden tulee aktivoitua tekemään joku asia, kerro se viestisi alussa, mielellään jo otsikossa
  4. käytä aina vähintään kahta eri kanavaa tärkeiden must-asioiden perille saattamiseksi (ja muista, että kaikki asiat eivät välttämättä ole välittömiä must-asioita vaikka ne tärkeitä olisivatkin)
  5. viesti mielellään enintään muutamaa (1 – 3) asiaa kerrallaan, se helpottaa viestisi vastaanottamista
  6. sopivan pituiset videot toimivat hyvin tiedon välittäjinä ja kertauksen tuojina
  7. pienikin pelillistäminen aktivoi tiedon vastaanottamista kummasti

Kun rutiini ei riitä

Markkinointialalla teemme töitä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Ja kun hommat kehittyvät vauhdilla, eivät olemassa olevan ohjeet välttämättä pysy aina perässä. Näissä tilanteissa tietosuojavastaavan/tietosuojaan erikoistuneen henkilön olisi äärimmäisen tärkeää olla helposti tavoitettavissa. Kysymällä, ja etenkin jo etukäteen kysymällä, vältetään monia liiketoimintariskejä, ylimääräisiä kustannuksia ja tuetaan myös oppimista niin yksilö- kuin organisaatiotasolla.

Tiimien tapaaminen suht säännöllisin väliajoin esimerkiksi tiimipalavereissa vierailemalla auttaa myös sujuvan keskusteluyhteyden luomisessa tietosuojasta ja -turvasta tietoa tarvitsevien kollegoiden sekä tietosuojasta vastaan henkilön välille.

Kerro hyvistä kokemuksistasi GDPR:n jalkauttamisesta!

Jos sinulla on hyviä esimerkkejä omasta organisaatiostasi tietosuojan ja -turvan koulutuksesta tai viestinnästä, niin kerro siitä meille sähköpostilla osoitteeseen toimisto(a)iab.fi otsikolla "GDPR-kokemus"! Jaamme tiedon täällä – täysin anonymisoituna, tietenkin – myös muille näistä asioista kiinnostuneille.

Kirjoittaja Kristiina Mäkinen on Dentsu Aegis Networkin Data Protection Manager.

IABlogin Facebook kommentit

Artikkeli Kvartaalitiedotteet Uutiset
IAB Europe Adex 2020 - Digitaalisen mediamainonnan määrä Euroopassa +6,3 % kasvussa

IAB Europe julkaisi vuotuisen AdEx-raportin Euroopan digimarkkinasta toukokuun lopulla osana Interact -webinaaria. Raportin mukaan digimainonta kasvoi vuonna 2020 +6,3 % vuodesta 2019. Kaiken kaikkiaan 56,5 % Euroopan mediamainonnasta oli vuonna digitaalista ja digimainonnan kokonaissumma ylsi 69,4 miljardiin euroon. AdEx-raporttiin toimitti tietoa 28 Euroopan maata.

lue lisää

15.06.2021

IAB Europe Adex 2020 - Digitaalisen mediamainonnan määrä Euroopassa +6,3 % kasvussa

IAB Europe julkaisi vuotuisen AdEx-raportin Euroopan digimarkkinasta toukokuun lopulla osana Interact -webinaaria. Raportin mukaan digimainonta kasvoi vuonna 2020 +6,3 % vuodesta 2019. Kaiken kaikkiaan 56,5 % Euroopan mediamainonnasta oli vuonna digitaalista ja digimainonnan kokonaissumma ylsi 69,4 miljardiin euroon. AdEx-raporttiin toimitti tietoa 28 Euroopan maata.

lue lisää

11.05.2021

Verkkomainonta mukavassa kasvussa vuoden ensimmäisellä kvartaalilla

Verkkomainonnan määrä vuoden 2021 ensimmäisellä kvartaalilla oli 141 milj. euroa. Ennätyksellisesti jo peräti 53 prosenttia kaikesta mediamainonnasta on digitaalista. Kasvu digimainonnan eri momenteissa oli kauttaaltaan positiivista, vaikka on huomionarvoista ettei display- ja outstream-mainonnan vertailu ole mahdollista Kantarin raportointimuutosten johdosta.

lue lisää

10.05.2021

Evästemuutos edessä - oletko valmis?

Mainonnan teknologiayritys Adform ja ja digitaalisen mainonnan ja markkinoinnin yhteisö IAB Finland toteuttivat maalis–huhtikuussa tutkimuksen, jossa selvitettiin suomalaisten mainostajien ajatuksia kolmannen osapuolen evästeiden käytön loppumisesta mainostamisen näkökulmasta. Tutkimukseen osallistui 52 markkinointipäättäjää.

lue lisää

29.01.2021

Verkkomainonta kasvoi 2,2% haastavassa tilanteessa 2020 - verkkomainonta jo lähes puolet koko mainoskakusta

Mediamainonnan kokonaiskakku vuonna 2020 laski -11,3 % ollen 1125,7 miljoonaa euroa. Ainoana kasvavana mediaryhmänä oli verkkomainonta (+2,2 %).

lue lisää