Icon
Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta Uutiset & blogi

Näin pidät huolta henkilöstön GDPR-osaamisesta

14.06.2019 | Kristiina Mäkinen, Dentsu Aegis Network

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) toi ja tuo edelleen mukanaan monia muutoksia siihen, miten eri organisaatioissa käsitellään henkilötietoja. Yksi tärkeä painopistealue sekä itse asetuksen että rekisterinpitäjien ja tietojenkäsittelijöiden välisten sopimusten määrittämänä on henkilöstön tarvittavan laaja tieto- ja osaamistaso henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja -turvaan liittyen.

Tästä johtuen loppuvuotena 2017 ja 2018 vähintään toukokuuhun asti taottiin vauhdilla ja voimalla GDPR-oppia eri organisaatiossa läpi henkilöstön monella eri tapaa, jotta asetuksen ja tietojenkäsittelysopimusten edellyttämä osaamistaso saavutettaisiin. Sitä, miten onnistunut tuo takomisvaihe oli, on saattanut olla haasteellista seurata monessa paikkaa eikä sen todentamista ole välttämättä määritelty kovinkaan selkeästi. Kaikki olivat vain onnellisia, että määräpäivään mennessä asiaa saatiin hoidettua.

Tietosuojan huomioimisesta tulee tehdä rutiini

Nyt kun tietosuoja-asetuksen voimaantulosta on jo kulunut jonkin aikaa, niin kuinka aktiivisesti tällä hetkellä kollegoillasi on tietosuoja ja tietoturva mielessä päivittäisessä työssään? Onko heillä helposti löydettävissä tietoa siitä, miten heidän tulisi toimia silloin kun heidän työtehtävänsä sisältävät henkilötietojen käsittelyä? Tietävätkö he, kenen puoleen he joko voivat tai heidän tulee kääntyä, jos heille tulee eteen ihmettelyn aiheita henkilötietoihin, tietosuojaan tai tietoturvaan liittyen?

Uskon lujasti siihen, että kaikilla on halu ja tahto ottaa myös nämä asiat huomioon jokapäiväisessä tahkon väännössään. Jotta tuo huomiointi ei veisi liikaa aikaa jo muutenkin täynnä olevista päivistä, auttaisi asiassa tietosuojan muuttuminen osaksi rutiineja, joita teemme niitä sen ihmeemmin miettimättä. Miksi? Koska se on lain, asetuksen ja sopimusten noudattamisen lisäksi myös hyvää asiakaspalvelua.

Rutiinit muodostuvat yleensä toiston kautta. Jotta tietosuojaan ja -turvaan liittyvät, monesti melko yksinkertaiset asiat siirtyisivät ilman erillistä miettimistä edellyttäviksi rutiineiksi, tulee nämä asiat olla ensinnäkin jokaisen niitä tarvitsevan henkilön tiedossa. Yleisemmät arkipäivän asiat, kuten salasanojen turvallisempi muodostaminen ja näyttösuojien käytön tärkeys koko organisaatiolla, ja asiantuntijatyötehtäviin liittyvät tarvittavat tehtäväkohtaiset toimenpiteet, tulee olla arkea ja tiedossa koko tiimillä tiimivetäjiä sekä johtajia myöten.

Seitsemän viestinnästä tuttua vinkkiä toimivat erittäin hyvin myös tietosuojaan ja -turvaan liittyvien asioiden tiedonvälityksessä:

  1. varmista tarvittavan tiedon helppo löytyminen
  2. toista asia, jonka perillemeno on tärkeää
  3. kun henkilöiden tulee aktivoitua tekemään joku asia, kerro se viestisi alussa, mielellään jo otsikossa
  4. käytä aina vähintään kahta eri kanavaa tärkeiden must-asioiden perille saattamiseksi (ja muista, että kaikki asiat eivät välttämättä ole välittömiä must-asioita vaikka ne tärkeitä olisivatkin)
  5. viesti mielellään enintään muutamaa (1 – 3) asiaa kerrallaan, se helpottaa viestisi vastaanottamista
  6. sopivan pituiset videot toimivat hyvin tiedon välittäjinä ja kertauksen tuojina
  7. pienikin pelillistäminen aktivoi tiedon vastaanottamista kummasti

Kun rutiini ei riitä

Markkinointialalla teemme töitä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Ja kun hommat kehittyvät vauhdilla, eivät olemassa olevan ohjeet välttämättä pysy aina perässä. Näissä tilanteissa tietosuojavastaavan/tietosuojaan erikoistuneen henkilön olisi äärimmäisen tärkeää olla helposti tavoitettavissa. Kysymällä, ja etenkin jo etukäteen kysymällä, vältetään monia liiketoimintariskejä, ylimääräisiä kustannuksia ja tuetaan myös oppimista niin yksilö- kuin organisaatiotasolla.

Tiimien tapaaminen suht säännöllisin väliajoin esimerkiksi tiimipalavereissa vierailemalla auttaa myös sujuvan keskusteluyhteyden luomisessa tietosuojasta ja -turvasta tietoa tarvitsevien kollegoiden sekä tietosuojasta vastaan henkilön välille.

Kerro hyvistä kokemuksistasi GDPR:n jalkauttamisesta!

Jos sinulla on hyviä esimerkkejä omasta organisaatiostasi tietosuojan ja -turvan koulutuksesta tai viestinnästä, niin kerro siitä meille sähköpostilla osoitteeseen toimisto(a)iab.fi otsikolla "GDPR-kokemus"! Jaamme tiedon täällä – täysin anonymisoituna, tietenkin – myös muille näistä asioista kiinnostuneille.

Kirjoittaja Kristiina Mäkinen on Dentsu Aegis Networkin Data Protection Manager.

IABlogin Facebook kommentit

BLOGI
Digitaalinen ulkomainonta jatkoi vahvaa kasvuaan 2024 – markkinaestimaatti nousi 61 miljoonaan euroon

IAB Finlandin Digitaalisen ulkomainonnan työryhmän arvion mukaan digitaalisen ulkomainonnan (DOOH) markkinan koko Suomessa kasvoi vuonna 2024 noin 61 miljoonaan euroon. Tämä tarkoittaa 14 prosentin kasvua vuoteen 2023 verrattuna, jolloin markkina oli 53,6 miljoonaa euroa. Vuoden 2024 markkinakasvu osoittaa, että DOOH on yksi vauhdikkaammin kasvavista mainonnan muodoista Suomessa. 

lue lisää

14.02.2025

Digitaalinen ulkomainonta jatkoi vahvaa kasvuaan 2024 – markkinaestimaatti nousi 61 miljoonaan euroon

IAB Finlandin Digitaalisen ulkomainonnan työryhmän arvion mukaan digitaalisen ulkomainonnan (DOOH) markkinan koko Suomessa kasvoi vuonna 2024 noin 61 miljoonaan euroon. Tämä tarkoittaa 14 prosentin kasvua vuoteen 2023 verrattuna, jolloin markkina oli 53,6 miljoonaa euroa. Vuoden 2024 markkinakasvu osoittaa, että DOOH on yksi vauhdikkaammin kasvavista mainonnan muodoista Suomessa. 

lue lisää

14.02.2025

Suomessa noin 15 miljoonaa natiivimainoseuroa vuonna 2024

IAB Finlandin sisältömarkkinoinnin työryhmä on julkaissut arvion natiivimainonnan määrästä Suomessa. Vuoden 2024 estimaatti on 14,6 miljoonaa euroa, jossa on laskua vuoteen 2023 verratuna noin 7 %.

lue lisää

14.02.2025

Digitaalisen audiomainonnan kasvu jatkui Suomessa myös vuonna 2024

IAB Finlandin digitaalisen audiomainonnan työryhmän toteuttaman arvion mukaan digiaudiomainonnan markkina vuonna 2024 oli 9,5 miljoonaa euroa. Vuonna 2023 markkina-arvio oli 9,3 miljoonaa euroa ja sitä edeltävänä vuonna 2022 7,1 miljoonaa euroa.

lue lisää

23.01.2025

Digimarkkinoijan ja -myyjän sertifikaatti uudistuu – pysy ajan tasalla muuttuvassa maailmassa

Digimarkkinoinnin, mainonnan ja median maailma kehittyy nopeammin kuin koskaan aiemmin. Alan ammattilaisena tiedät, miten tärkeää on pysyä ajan tasalla uusista trendeistä, työkaluista ja parhaista käytännöistä. Siksi me IAB:llä päivitämme jatkuvasti digimarkkinoijan ja -myyjän sertifikaattia – vastaamaan tämän päivän ja huomisen haasteisiin.

lue lisää